Praca z dużą ilością danych wymaga dobrej organizacji, inaczej łatwo dochodzi do niepotrzebnej st\raty czasu, nerwów oraz popełniania błędów. Na szczęście mamy sposoby, aby tego uniknąć. Sprawdź, jak okiełznać chaos w chmurze oraz rozmaitych systemach, z których korzystasz.
Zadbaj o odpowiednią strukturę folderów i plików
Przede wszystkim pogrupuj dane według projektów, klientów, działów lub dat. Dodatkowo stwórz podfoldery, aby rozdzielić różne typy plików. Zadbaj również o nazewnictwo plików i folderów – nazwy powinny być spójne i jasne tak, aby od razu było wiadomo, co znajduje się w danym miejscu. Unikaj znaków specjalnych czy skrótów, które mogą być niezrozumiałe dla innych osób.
Systematyzacja danych
W zaprowadzeniu porządku w przestrzeni cyfrowej pomocne okazuje się regularne przeglądanie plików znajdujących się na dysku. Ustal, kiedy będziesz porządkować dane. Może być to np. raz w tygodniu, co dwa tygodnie, lub raz w miesiącu. Wybierz częstotliwość, która odpowiada ilości generowanych przez Ciebie plików. Przeglądaj foldery główne i podfoldery, aby upewnić się, że nie ma tam elementów, które są już niepotrzebne.
Pozbywaj się duplikatów plików – pomogą Ci w tym narzędzia takie jak Duplicate Cleaner lub CCleaner. Ponadto usuń wersje robocze plików, które zostały zastąpione wersjami finalnymi. Usuń przestarzałe dane, które nie mają wartości dla Twojej obecnej pracy. Weź pod uwagę, że nadmiar danych utrudnia zarządzanie plikami i może prowadzić do marnowania czasu na szukanie właściwych informacji.
Efektywne zarządzanie przestrzenią dyskową
Archiwalne dane, których nie używasz zbyt często, warto przenieść do chmury lub na zewnętrzne nośniki (znajdziesz je np. tutaj: https://www.morele.net/kategoria/dyski-hdd-4/). Dzięki temu uzyskasz miejsce na dysku lokalnym, tym samym zyskując lepszą organizację. Jakie chmury zasługują na uwagę? Wybierz te pozwalające na synchronizację danych, jak Google Drive, OneDrive czy Dropbox. To rozwiązania sprzyjające pracy w zespole.
Z kolei w przypadku dużych zbiorów danych, z których korzysta się rzadko, sprawdzają się formaty kompresji, takie jak ZIP lub RAR. Dzięki nim pliki zajmują mniej miejsca, a Ty zyskujesz dodatkową przestrzeń na inne potrzeby.
Postaw na automatyzację i korzystaj z narzędzi do zarządzania plikami
Rozważ wykorzystanie programów służących do szybkiego wyszukiwania, takich jak Everything (Windows) lub Alfred (Mac). Z kolei w automatyzacji procesów przydają się skrypty oraz narzędzia, takie jak Zapier czy IFTTT do automatycznego przenoszenia, kopiowania lub oznaczania plików.
Ustal zasady współpracy z zespołem
Każdy członek zespołu powinien rozumieć strukturę folderów i ich nazewnictwo. Spójne, intuicyjne nazwy plików oraz folderów pozwalają uniknąć nieporozumień i ułatwiają szybkie odnajdywanie potrzebnych materiałów. Warto również korzystać ze sprawdzonych narzędzia do współpracy takich jak Microsoft Teams, Slack czy Notion. Ułatwiają one proces dzielenia się informacjami i pracę nad wspólnymi projektami.
(artykuł sponsorowany)
